Arkadianmäellä eduskunta käy kiivasta keskustelua hoitajamitoituksesta, mutta mikä pitäisi olla isännöitsijämitoitus, eli montaako taloyhtiötä isännöitsijä saa tai voi hoitaa?
Lakiin isännöitsijämitoitusta ei ole otettu ja toivottavasti, se ei sinne päädykkään. Kuitenkin tämä on yleensä yksi ensimmäisistä kysymyksistä, mikä isännöitsijälle esitetään tarjouspyyntötilanteessa, eli kuinka monta kohdetta sinulla on hoidossa. Jotain kai tuollakin kysymyksen vastauksella saadaan tietää, mutta pureudutaanpas tuohon kysymykseen vähän tarkemmin ja mietitään sen informaatioarvoa ennen ja jälkeen, kun taustatiedot on saatu.
Saatu vastaus ennen taustatietoja kertoo sinulle isännöitsijän kohteiden (ja varmaankin jonkun mielestä) työkuorman määrän. samalla oletetaan, että kaikki isännöitsijät ja taloyhtiöt ovat samanlaisia. Hei tämähän ois helppo bisnes, jos liiketoiminnan voisi perustaa laskutoimitukseen 1/n, joka paikassa! No näihän se ei aivan ole. Meissä isännöitsijöissä ja meidän asiakkaana olevissa taloyhtiöissä on eroja. Jotkut isännöitsijät elävät vielä kautta, jossa kopiokone on työvälineiden huipputeknisin laite. Asiakastaloyhiöt vaihtelevat kiinteistötyypin, iän, koon, korjausvelan sekä taloyhtiössä pinnalla olevien asioiden osalta. Isännöitsijänä muuttaisin tuon 1/n laskutoimituskysymyksen sarjaksi kysymyksiä, joille vähän pureuduttaisi taustatietoihin.
Ensimmäisenä kysyisin, minkä tyyppisiä ja ikäisiä taloyhtiöitä sinulla on asiakkaana? Uusi alle 10 vuotta vanha rivitalo on hieman erilainen työvaativuudeltaan, kuin 1970-luvulla rakennettu kuutiokerrostalo. Maakuntaisännöitsijänä korostan myös sitä, että jos isännöin pääasiassa uudehkoja rivitaloja, niin uuden asiakassuhteen jatkuvuuden kannalta ei ole pahaksi jos niitä on jo ennalta 25-35 hoidossa. Miksi? Koska niistä saatava palkkio on sen verran vaatimattomampi, kuin 100 huoneistoisen kerrostalon, että yritykseni jatkuvuus on vähän heikolla pohjalla, jos en saa ostettua ruokaa, kun isännöinnin vain 15 rivitaloyhtiötä. Asia voi olla hieman toisin pääkaupunkiseudun kollegoideni kohdalla, joille 25 yhtiötä rupeaa olemaan jo melkoinen potti, jos yhdessä talossa on yli 50 huoneistoa.
Toiseksi kysyisin työtavoista ja laittaisin painoa sille, mitä työvälineitä käytetään, sekä mikä on isännöitsijätoimiston digitalisaation aste. Hyvillä työkaluilla ja keskittymällä sähköisesti tuotettuihin palveluihin, pystyn palvelemaan huomattavasti laajempaa joukko mm. viestinnässä, joka on tämän työn yksi tärkeimmistä asioista. Lisäksi jos isännöitsijä on panostanut mm. taloyhtiöiden nettisivuihin, niin nettisivuilta löytyvä tieto ja asiointipalvelut vähentävät isännöitsijän työkuormaa per taloyhtiö merkittävästi. Lisäksi digitaalisten palveluiden kautta, minun ei tarvitse olla samassa paikassa koko ajan taloyhtiön kanssa, vaan voin hoitaa kohteita pitkienkin etäisyyksien päästä. Toki isännöitsijän digitalisoituminen vaatii vastakaikua taloyhtiön puolelta, jotta siitä on hyötyä, mutta itse en ainakaan ole kokenut millään tavalla vaikeaksi tuoda mm. sähköisen allekirjoittamisen tai etäkokousten pitämistä isännöimieni taloyhtiöiden arkeen.
Kolmanneksi kysyisin siitä tiimistä, joka isännöitsijällä on takana. Kiinteistösihteeri, asiakaspalvelija tai millä tittelillä nyt ikinä kulkeekin on tässä työssä enemmän kuin tärkeä, kun kohdemäärä lähtee kasvamaan. Olen täysin vakuuttunut, että isännöitsijä ja ”sarkajärjellä” varustettu kiinteistösihteeri yhdessä voivat kolminkertaistaa ainakin maakunnissa sen määrän, mitä yksi isännöitsijä yksin pystyy kohteita hoitamaan. Työnjako isännöitsijän ja kiinteistösihteerin välillä on se, että kiinteistösihteeri huolehtii sujuvasta arjesta asiakastaloyhtiöissä ja isännöitsijä keskittyy sitten mm. remontteihin ja yksittäisiin aikaa viepiin asioihin.
Entäs sitten kirjanpito? Hyvä kirjanpitäjä pystyy oikeasti nostamaan isännöinnin laatutasoa tiettyyn pisteeseen asti, mutta todellisuus on nykyisin jo se, että kirjanpitäjät isännöintialalla ovat ”laskeva trendi”. Miksi? Koska taloyhtiöiden taloushallinto on hyvin standardia ja automatisoitua. Kun hyvistä työvälineistä otetaan kaikki irti viimeistä piirtoa myöten, niin taloushallinto ja etenkin kirjanpito on marginaalissa olevaa työtä määrällisesti. Isännöitsijä (jos osaa) tai kiinteistösihteeri pystyy tekemään kirjanpitotyön mitä taloyhtiöihin vaaditaan. Mielestäni jos isännöitsijätoimisto esittelee kiinteistösihteerin ja kirjanpitäjän osana tiimiä, tulisi vähän tutkailla ja ajatella niitä työtapoja ja välineitä, joita isännöitsijätoimisto käyttää, etenkin jos kohdemäärä on pienehkö, koska kirjanpitotyön laskutoimitus 1/n tulisi olla tänä päivänä kunnon työvälineillä lähes tähtitieteellinen määrä.