Isännöintiyrityksen taloushallinnon ulkoistaminen voi olla ratkaiseva askel isännöintiliiketoiminnan tehostamiseksi kasvua tai muuta strategista tavoitetta varten. Tässä artikkelissa listaamme kahdeksan merkittävää etua, joita isännöintitoimisto voi saavuttaa ulkoistamalla taloushallinnon palveluita.

Asiantuntijan erityisosaaminen

Ulkoistetut taloushallinnon palvelut tarjoavat pääsyn taloyhtiön taloushallinnon ja kirjanpidon asiantuntijoiden syväosaamiseen. Talous on taitolaji siinä missä kiinteistötekniikka, yhtiöhallinto tai asiakaspalvelu. Isännöinti vaatii korkeaa ja monialaista ammattiosaamista ja harva meistä voi sanoa osaavansa vahvasti jokaisen isännöinnin osa-alueen. Taloushallinto on määrämuotoista, eikä se ole sidottu siihen paikkaan, jossa isännöitävät taloyhtiöt ovat, joten se on mahdollista ulkoistaa sitä osaavalle taholle. Kokeneet ammattilaiset hoitavat kirjanpitoa, tilinpäätöksiä ja muita taloushallinnon tehtäviä ajantasaisesti ja luotettavasti, joka toimii kivijalkana muulle isännöintityölle.

Ajan säästö

Isännöitsijät voivat keskittyä ydintehtäviinsä, kun taloushallinnon rutiinit on ulkoistettu. Tämä vapauttaa aikaa yhteydenpitoon asiakastaloyhtiöiden hallitusten kanssa, kiinteistöjen ylläpidon johtamiseen, sekä muihin strategisiin ja asiakkaille lisäarvoa tuottaviin toimintoihin. Hyvin aikataulutettu ja johdettu taloushallinto tuo ajan säästöä myös, kun kokouksiin tai muuhun tarpeeseen tarvitun taloushallintomateriaalin toimitukset tapahtuvat sovitussa aikataulussa.

Kustannustehokkuus

Ulkoistaminen voi olla kustannustehokkaampaa kuin sisäisen taloushallinnon ylläpitäminen. Säästöt voivat syntyä henkilöstökustannuksista, koulutuksesta, ohjelmistoista ja laitteistoista. Ulkoistuskumppanin prosessit ja johtaminen on suunnattu vain heidän tekemiinsä taloushallinnon tehtäviin, joten ulkoistettu taloushallinto on yleensä tehokkaampaa, kuin sisäisesti tuotettu taloushallinto. Kustannustehokkuus liittyy myös resurssointii ja riskienhallintaan. Ulkoistetussa taloushallinnossa yksittäisen kirjanpitäjän poissaolo tai vaikkapa työpaikan vaihto ei vaikuta saadun palvelun laatuun tai aikatauluun.

Ajantasainen raportointi

Ulkoistetut palvelut tarjoavat reaaliaikaista raportointia, mikä auttaa isännöintitoimistoja pysymään ajan tasalla taloudellisesta tilanteestaan. Isännöinnissä kaikki päätökset vaikuttavat talouteen ja monien päätöksien vaikuttimet liittyvät rahaan ja sen säästämiseen. Ajantasainen talouden tieto on siten elinehto hyvälle isännöinnille, koska sen kautta tiedossa ovat aiempien päätösten vaikutus talouteen, nykyinen taloustilanne, sekä se antaa näkymän nyt tehtävän päätöksen vaikutuksiin taloudelle. Tämä mahdollistaa nopeamman ja tietoon perustuvan päätöksenteon ja auttaa isännöitsijää tiedostamaan mm. yhtiön talouden kulun suhteessa tehtyyn talousarvioon.

Riskienhallinta

Ulkoistaminen vähentää inhimillisen virheen riskiä ja varmistaa, että talousasiat hoidetaan aina lakien ja määräysten mukaisesti. Taloushallinnon ulkoistuskumppanille sinun isännöimäsi taloyhtiön talousasiat ovat ydinliiketoimintaa ja siksi osaaminen, prosessit ja työvälineet ovat aina viimeisintä huutoa. Talouden syväosaajan näkemys vaativasta talouteen liittyvästä päätöksestä on hyvä kuulla jo riskienhallinnan näkökulmasta ennen sen tekemistä. Tämä auttaa välttämään mahdollisia seuraamuksia ja konflikteja. Resurssointi on myös riskienhallintaa. Harva isännöitsijätoimisto voi pitää sisäisessä taloushallinnossa vararesurssia siltä varalta, että joku sairastuu tai vaihtaa työpaikkaa. Ulkoistetussa taloushallinnossa resurssia ohjataan aina tarpeellinen määrä taloushallinnon tuottamiseen ja koska ulkoistuskumppanisi hoidossa voi olla satoja tai tuhansia taloyhtiöitä, on resurssi mitoitettu tuota kokonaisuutta varten ja se jos mikä on sinulle parasta riskienhallintaa.

Joustavuus

Ulkoistetut palvelut skaalautuvat liiketoiminnan mukana, tarjoten joustavuutta muuttuvissa tilanteissa. Tämä on erityisen hyödyllistä kasvaville isännöintitoimistoille. Osa-aikaisen kirjanpitäjän palkkaaminen on mahdollista toki, mutta onko osa-aikaisen työntekijän resurssi käytettävissä silloin, kun sitä tarvitaan ja saadaanko resurssia palkattua sitä mukaan kun sitä tarvitaan? Ulkoistetussa palvelussa resurssia ohjataan aina oikea määrä, jotta voimakkaastikkin kasvavan isännöintitoimiston taloushallinnosta ei tule kasvun este.

Teknologian hyödyntäminen

Ulkoistetut taloushallinnon palvelut hyödyntävät viimeisimpiä teknologioita ja ohjelmistoja, mikä takaa tehokkaan ja modernin lähestymistavan talousprosessien hallintaan. Talous- tai isännöintiohjelmiston vaihtaminen voi olla iso kompastuskivi liiketoiminnassa, koska se vaatii osaamista monelta osa-alueelta. Ulkoistetussa taloushallinnossa osaamme useimmat käytössä olevat ohjelmistot ja voimme tarvittaessa auttaa sinua talouden, mutta myös isännöintiohjelman vaihdossa ja sen tehokkaassa käytössä.

Asiakastyytyväisyys

Kun isännöitsijät voivat keskittyä paremmin asiakasyhtiöiden asioihin ja ovat tavoitettavissa, asiakastyytyväisyys paranee. Taloushallinto ei ole yhtä kuin isännöinti, mutta sen tuottama tieto ja tuotteet, kuten lainaosuuslaskelmat tai kulutuslaskutus auttavat isännöinnin asiakastyytyväisyyden pysymiseen korkealla, kun ne tuotetaan oikeaan aikaisesti. Ajantasainen raportointi ja ammattimainen taloushallinto lisäävät asiakkaiden luottamusta isännöintitoimiston palveluihin, kun päätösten vaikutukset talouteen ovat nopeasti nähtävillä ja talouden raportit sisältävät kaiken olennaisen.

Turvallisuus ja tietosuoja

Ulkoistetut palveluntarjoajat panostavat turvallisuuteen ja tietosuojaan. Tämä varmistaa, että asiakkaiden arkaluonteiset tiedot ovat turvassa ja noudattavat kaikkia tietosuojamääräyksiä. Ulkoistettu taloushallinnossa ihmisiin, ohjelmistoihin ja prosesseihin liittyvä kyberturvallisuus ja mm. GDPR- säännökset on huomioitu. Koulutamme henkilöstöä kyberturvallisuuteen, pidämme prosessit lain ja viranomaisohjeiden mukaisina ja käytämme aina tietoturvallisia ohjelmistoa. Tiesithän muuten, että taloushallintopalvelut kuuluvat aluehallintovirastojen valvomaan rahanpesurekisteriin vaikka isännöinti yrityspalveluiden tuottamisena ei suoranaisesti niihin kuulukkaan.

Keskittyminen liiketoiminnan kasvattamiseen

Kun taloushallinto on luotettavasti ulkoistettu, isännöintitoimistot voivat keskittyä liiketoiminnan kasvattamiseen, uusien asiakkaiden hankintaan ja palveluvalikoiman laajentamiseen.

Yhteenvetona isännöintitoimiston taloushallinnon ulkoistaminen on strateginen päätös, joka vapauttaa resursseja ja lisää tehokkuutta. Oikea kumppani tarjoaa etuja, joista isännöintitoimistosi voi hyötyä sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä.

Me Isännöintiliigassa tarjoamme juuri näitä palveluita. Käänny puoleemme, jos nämä hyödyt kiinnostavat!