Ennen loma-aikaa kaikki yrittävät parhaansa mukaan saada ”maailman valmiiksi”, niin että mikään ei häiritse lomailua. Joskus käy kuitenkin niin, että työ- tai muut asiat vaativat paneutumista ja päätöksiä kesken rentouttavimman loman. Taloyhtiön hallituksiltakin vaaditaan joskus päätöksiä, kun mahdollisuutta kokousten pitämiseen samassa paikassa ei ole. Mikäs neuvoksi jos hallituksen jäsenet ovat karanneet kukin omille taholleen lomalle?

Näissä tilanteissa hallitus voi kokoontua sähköisesti käyttäen apunaan jotain teknistä apuvälinettä, kuten video- tai neuvottelupuhelua, sähköpostia tai jopa WhatsApp -sovellusta. Kaikilla hallituksen jäsenillä tulee antaa mahdollisuus osallistua päätöksentekoon. Jos jotakuta hallituksen jäsenistä ei tavoiteta, hallituksen varajäsenille tulee antaa silloin vastuuta päätöksenteossa.

Kaikkia yhtiöjärjestyksen määräyksiä tulee noudattaa hallituksen päätöksentekoon liittyen, vaikka kokous pidettäisiinkin WhatsApp -keskusteluna.

Asunto-osakeyhtiölaki mahdollistaa myös hallituksen päätöksenteon ilman varsinaisen kokouksen pitämistä. Näissäkin tapauksissa päätökset on kirjattava sekä arkistoitava. Päätöksistä, jotka tehdään pitämättä ilman varsinaista kokousta on selvittävä mitä on päätetty, milloin, millä päätöksentekovallalla päätös on tehty ja ketkä asian ovat päättäneet. Päätöksestä voidaan tehdä oma erillinen asiakirja tai päätös voidaan kirjata seuraavan hallituksen kokouksen pöytäkirjaan omana kohtanaan.

Laiturin nokassa rauhassa voivat syntyä ne parhaat päätökset, joten ei se taloyhtiön hallituksen WhatsApp -ryhmä välttämättä niin huono ajatus olisi.