Yhtiöjärjestys on taloyhtiön tärkein asiakirja. Siinä määrätään taloyhtiön toiminnasta, osakkeenomistajan velvollisuuksista ja oikeuksista, eli sen voi ajatella olevan yhtiön oma sisäinen lakiasiakirja. Yhtiöjärjestys on asunto-osakeyhtiölain täsmennys juuri sinun taloyhtiösi osalta. Esimerkiksi siellä määritellään täsmällisesti, millä perusteella vastiketta maksetaan, eli onko peruste vaikkapa neliö- tai osakemäärä. Lisäksi yhtiöjärjestyksessä oleva tupaikointikielto on määräys tai siellä annetut kunnossapitovastuun rajaukset ja laajennukset ovat osakkeenomistajia sitovia.
Yhtiöjärjestyksen on kuitenkin elettävä ajassa, joten sitä tulisi silloin tällöin tarkastella kriittisesti ja miettiä onko siinä päivitystarpeita. Yhtiöjärjestystä voi muuttaa ainoastaan yhtiökokous ja sekin pääsääntöisesti 2/3 enemmistöllä. Joihinkin yhtiöjärjestysmääräysten, kuten maksuvelvollisuuksien muuttamiseen tarvitaan kaikkien tai tiettyjen osakkeenomistajien suostumus, jotta yhtiöjärjestystä voidaan näiltä osin muuttaa.
Milloin muutoksia pitäisi tehdä? Yhtiöjärjestystä olisi syytä muuttaa silloin, kun siellä on lain kanssa ristiriidassa olevia pykäliä, kuten hyvin usein mm. kokouskutsun toimitusajat vanhoissa yhtiöissä. Yhtiöjärjestystä on syytä muuttaa jos siinä on jokin hyvin monimutkainen pykälä, jonka tulkinta aiheuttaa riitoja tai epäselvyyksiä, näitä ovat usein liian ylimalkaisesti tehdyt kunnossapitovastuun muutospykälät. Lisäksi muutostarvetta voi aiheuttaa pykälät, joista nykyaika on ajanut ohi, kuten kokouskutsun toimituspykälät vanhoissa taloyhtiössä, joissa kutsu on virallisesti toimitettu kun sen viedään yhtiön viralliselle ilmoitustaululle, hohhoijaa menikö juna jo moisen pykälän osalta? No ei välttämättä, jos tuon virallisen ja ilmoitustaulun väliin pistää vaikka sanan sähköiselle.
Ammatti-isännöintijä osaa tehdä suurimman osan yhtiöjärjestyksen pykälien muutoksista, mutta kimuranttien tapausten varalle kannattaa hakeutua lakimiehen pakeille. Isännöitsijäsi tietää kyllä missä kohtaan lakimiestä tarvitaan.
Isännöitsijän suosituksena katsoisin seuraavassa hallituksen kokouksessa onko yhtiöjärjestyksen päivitykselle tarvetta ja mikäli on, tehdään tarvittavat muutokset.
Seuraavat asiat voisi yhtiöjärjestyksen ”määräyskatsastuksessa” vilaista läpi:
tilin- ja toiminnantarkastajasta, vesimaksuista, kokouskutsun toimituksesta ja toimitusajoista annetut määräykset, tupakointikielto jos ajankohtainen ja lyhyt aikaisen vuokraamiseen liittyvät pelisäännöt, jos osakkeenomistajat vuokraavat asuntojaan esim. AirBnb kautta.