Taloyhtiön kirjanpito muodostaa olennaisen osan taloyhtiön hallinnosta ja taloudenhoidosta. Yhtä tärkeää kuin yritysten kirjanpito on taloyhtiöissäkin, joissa useat osakkaat hallinnoivat kiinteistöä asunto-osakeyhtiön kautta. Tarkastellaanpa tarkemmin, miten taloyhtiön kirjanpito laaditaan ja mitä se pitää sisällään.
Taloyhtiön kirjanpidon yleiset vaatimukset
Taloyhtiön kirjanpito laaditaan aina kahdenkertaisena. Tilikausi on normaalisti 12 kuukautta, mutta se voi olla lyhyempi tai pitempi tilanteen mukaan.
Tilikausi voi poiketa normaalin pituisesta esimerkiksi siinä tapauksessa, kun taloyhtiö siirtyy rakennuttajalta osakkaiden hallintaan. Kirjanpidon asianmukaisesta valvonnasta vastaa asunto-osakeyhtiön hallitus. Käytännön kirjanpidosta huolehtii yleensä isännöitsijä tai tarkoitusta varten palkattu ulkopuolinen tilitoimisto.
Kaikkien kirjausten tulee perustua tositteisiin, jotka täyttävät tietyt muotovaatimukset, kuten päiväyksen, numeroinnin ja tapahtuman sisällön selvittämisen.
Kirjausketjun on oltava aukoton, jotta mahdollisten osakirjanpitojen ja pääkirjanpidon välinen yhteys säilyy. Tositteita on säilytettävä vähintään 6 vuotta tilikauden lopusta lukien, kun taas kirjanpitokirjoja ja tase-erittelyjä on säilytettävä vähintään 10 vuotta.
Taloyhtiön tuloslaskelman kohteet
Taloyhtiön juokseva kirjanpito muistuttaa paljolti normaalia liiketoimintaa harjoittavien yritysten kirjanpitoa.
Suurin ero tulee tulojen ja menojen luonteessa sekä tilikartan tilien ryhmittelyssä. On tärkeää ymmärtää, miten eri tulot ja menot kirjataan taloyhtiön tuloslaskelmaan.
Tulot
Tärkein tulonlähde ovat vastikkeet, kuten hoitovastikkeet, kulutusperusteiset vastikkeet (esim. vesimaksut) ja erityisvastikkeet (esim. kunnossapitoon ja uudistuksiin liittyvät maksut). Lisäksi taloyhtiöt voivat saada tuloja esimerkiksi vuokraamalla autopaikkoja tai huoneistoja. On tärkeää kirjata erilaiset tulonlähteet omille tileilleen selkeyden vuoksi.
Menot
Taloyhtiön menot ovat moninaisia ja voivat sisältää henkilöstökuluja, käyttö- ja huoltokuluja, ulkoalueiden hoitoon liittyviä kuluja, siivouskuluja, lämmitys-, vesi- ja sähkökuluja, vakuutuksia sekä rahoituskuluja, kuten lainojen korkoja ja toimituskuluja. On tärkeää eritellä ja kirjata kaikki menot huolellisesti.
Taloyhtiön taseen sisältö
Taloyhtiön tase on kattava kuvaus taloyhtiön taloudellisesta tilanteesta tiettynä ajankohtana. Taseessa esitetään taloyhtiön varat, velat sekä niiden erotuksena oma pääoma. Näitä tietoja käytetään arvioimaan taloyhtiön vakavaraisuutta ja maksuvalmiutta.
Varat
Taloyhtiön varat voivat sisältää useita eri kohteita, jotka heijastavat kiinteistön ja sen toiminnan arvoa. Yleisimpiä varoja ovat maa-alueet, joilla taloyhtiön rakennukset sijaitsevat. Näihin voi sisältyä myös mahdolliset tontit ja muut maapohjaan liittyvät omaisuuserät. Lisäksi taseessa voi näkyä liittymismaksut, jotka ovat maksuja erilaisiin sähkö-, vesi- ja viemäriverkkoihin liittymisestä.
Rakennusten arvo on yksi merkittävimmistä varoista taloyhtiön taseessa. Tämä sisältää sekä rakennusten alkuperäisen hankintahinnan että mahdolliset myöhemmät arvonalentumiset tai arvonnousut. Lisäksi taseessa voi olla erillisiä kirjauksia korjausmenoista, kuten suunnitelluista ja toteutuneista korjauksista ja kunnossapidosta.
Velat
Taloyhtiön velat koostuvat erilaisista sitoumuksista ja velvoitteista, joita taloyhtiöllä on ulkopuolisia tahoja kohtaan. Näihin voi kuulua lainoja, jotka on otettu kiinteistön hankintaan, korjauksiin tai muihin investointeihin. Lisäksi taloyhtiön velat voivat sisältää ostovelkoja, kuten maksamattomia laskuja ja muita lyhytaikaisia velvoitteita.
Oma pääoma
Taloyhtiön oma pääoma on se osuus varoista, joka kuuluu taloyhtiön omistajille. Se muodostuu osakkeenomistajien maksamasta osakepääomasta sekä mahdollisista kertyneistä voittovaroista tai tappioista. Lisäksi taseessa voi näkyä erilaisia rahastoja ja varauksia, kuten lainanlyhennysrahastoja ja perusparannusrahastoja, jotka on tarkoitettu tiettyihin taloyhtiön tuleviin menoihin.
Vieras pääoma
Taloyhtiön vieras pääoma koostuu veloista, jotka on otettu ulkopuolisilta rahoituslaitoksilta tai muilta lainanantajilta. Tähän voi sisältyä sekä pitkäaikaisia lainoja että lyhytaikaisia velvoitteita. Yleisimpiä ovat lainat, jotka on otettu kiinteistön hankintaan tai korjauksiin liittyen. Lisäksi vieras pääoma voi sisältää erilaisia lyhytaikaisia velvoitteita, kuten ostovelkoja ja maksamattomia laskuja.
Yhteenveto
Vaikka taloyhtiön kirjanpito saattaa vaikuttaa monimutkaiselta, se noudattaa kuitenkin samoja periaatteita ja vaatimuksia kuin yritystenkin kirjanpito.
On tärkeää käyttää luotettavaa ja tehokasta kirjanpitojärjestelmää varmistaakseen kirjanpidon asianmukaisen hoidon ja tilinpäätöksen laatimisen.
Taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän tulee työskennellä yhdessä varmistaakseen, että kirjanpito on ajantasaista ja täyttää kaikki lainmukaiset vaatimukset.