Hallituksen kokoukset ja yhtiökokoukset taloyhtiössä ovat varma kevään merkki, oli lunta maassa eli ei.

Isännöitsijälle kevät merkitsee kokouksia.  Kahden eri tyyppisiä kokouksia, on hallituksen kokouksia ja yhtiökokouksia. Vaikuttaa rutiinin omaiselta toiminnalta, mutta sitä se ei ole. Jokainen kokous ja jokainen taloyhtiö on erilainen, koska kokouksissa on eri ihmiset ja eri asiat päätettävänä.

Mistä hyvä kokous sitten muodostuu? Toki jokaisella kokoukseen osallistujalla on omat odotuksensa, mutta isännöitsijän näkökulmasta hyvä kokous on seuraavanlainen.

Ensimmäisenä tarvitaan yhteinen tahtotila, joka johtaa päätöksiin. Tätä voisi kutsua strategiaksi, jonka perusteella taloyhtiön tärkeimmät hanke- ja muut päätökset on helppo tehdä.

Toisena tarvitaan ehdottomasti avoimmuutta. Mikäli avoimmuutta ei ole, niin osakkeenomistajat epäilevät esitettyjä päätöksiä ja ne jäävät tekemättä. Jos pystymme kertomaan mitä päätöksiä ja miksi olemme tekemässä niistä päättäminen helpottuu. Avoimmuuteen liittyy myös selkeä dokumentaatio taloyhtiön nykytilasta. Kaikki kokoukseen osallistujat eivät ole tekniikan tai talouden asiantuntijoita, mutta yhtiön tilinpäätös ja talousdokumentaatioa ja esitykset taloyhtiön hankkeista pitää tehdä ja esittää niin selkeästi, että jokainen paikalla olija tietää mistä puhutaan. Tämä on meidän isännöitsijöiden tehtävä. Osallistujalle antaisin neuvon, että tyhmiä kysymyksiä ei ole, vaan avaa suusi jos joku asia askarruttaa.

Aina kokousten päätökset eivät miellytä kaikkia. Etenkin kun päätetään isoista hankkeista tai remonteista, koska tällaiset päätökset saattavat tarkoittaa isoa rahan menoa. Kuitenkin asiaa kannattaa ajatella, niin että taloyhtiön etu on osakkeenomistajien etu, kun kiinteistön arvo säilyy tai paranee kun rahaa käytetään siihen. Kokouksessa voi joskus olla hankalaa toki ajatella, että ollaan päätämässä taloyhtiön, eikä pelkästään yksittäisen osakkeenomistajan edun mukaisista asioista.

Viimeisenä onnistunut kokous tehdään kokoustamistaidolla. Osakkeenomistajalta ei vaadita kokoustaitoina muuta, kun ystävällistä käytöstä ja halua osallistua kokoukseen, sekä parhaassa tapauksessa sitä, että olet tutustunut kokouksen materiaaliin jo etukäteen. Kokouksen toimihenkilöiltä, eli puheenjohtajalta ja sihteeriltä vaaditaan vähän enemmän. Puheenjohtajaksi tulisi valita jämpti, avoin ja kaikki huomioonottava henkilö, joka osaa ohjata kokousta eteenpäin. Joskus tällainen henkilö löytyy osakkeenomistajista tai hallituksesta, mutta mikäli ei niin silloin voitte luottaa isännöitsijäänne. Sihteeriksi valikoituu hyvin usein isännöitsijä joka tekee kokousesta selkeät muistiinpanot, eli pöytäkirjan.

Kokouksen toimihenkilöiden toiminnalla voidaan osoittaa, että taloyhtiön hoito on hyvissä käsissä. Suurimmalle osalle kokoukseen osallistujista vuosittainen yhtiökokous on ainoa kosketus taloyhtiön hallintoon. Huonolla kokouksella annetaan muille osallistujille kuva, josta jää paha mieli. Sellaistahan me emme halua.

Hyvää kokouskevättä!