Kopiokone, kännykkä ja toiminnanohjausjärjestelmät ovat nykyisin jokaisesta isännöintitoimistosta löytyviä työvälineitä. Tiesitkö näiden kolmen työvälineen mullistaneen isännöintiä niiden käyttöönottamisen aikana historiassa?
Kopiokone (ei siis nykyinen monitoimilaite, vaan sellainen pelkkiä yksittäisiä papereita kopiova masiina) aloitti isännöinnin teollisen vallankumouksen. Ennen tuota aikaa jokainen voi ajatella taloyhtiötiedottamisen, kokouskutsujen ja tilinpäätösmateriaalien saati muiden dokumenttien tuottamisen vaivallisuuden, kun niitä sulkakynällä rustattiin pergamentille. Ajattele vaikka 100 huoneistoinen taloyhtiö, johon isännöitsijä ennen kopiokonetta laittoi tiedotteen esim. huoneistoissa käymisestä, voi jukupotku sitä, hangon keksimainoksen naamaa, kun toimistolle on tullut eka kopiokone, miten helppoa kaikki oli.
Kopiokone oli niin merkittävä laite, että se ristittiin vuosikymmeniksi isännöitsijän ykkösapuriksi. Se ei ollut lomalla, ei valittanut iltatöistä, eikä se ollut sairaana. Sanottiinpa aikanaan, että kopiokone lyö suoraa katetta isännöintitoimistolle. Piti varmaan paikkansa aikanaa, muttei tänäpäivänä. Monitoimilaitteet löytyvät kyllä, joka isännöintitoimistosta, mutta niiden katevaikutus on luultavimmin jo miinuksen puolella ja vehkeenä se on vain välttämättömyys, koska se paperittomuus nyt ei vielä ole ihan tosielämää isännöinnissä – vielä.
Muistan itse ajan isännöinnissä ennen ja jälkeen kännyköiden. Ennen kännykkäaikaa otettiin se joka talouden kommuunipuhelin, veivattiin tai jopa näppäiltiin numero ja odotettiin, että toisessa päässä samaan laitteeseen vastasi joku iloinen puhelinääni. Ajatelkaapa tuota aikaa isännöitsijän tavoitettavuuden kannalta, jos sinulle sanottiin, että isännöitsijä on kohdekäynnillä ja palaa iltapäivällä, etkä ole valmis puhumaan kuin isänöitsijän kanssa. No eipä siinä mitään, sitten odoteltiin. Hyvää tuossa ajassa ennen kännykkää (ja sähköpostia) oli se, että asioita osattiin priorisoida paremmin ja kaikella ei oikeasti ollut niin kiire kuin tänä päivänä. Kännykkä muutti sen kaiken ja sen aikaiset operaattorit tekivät suurehkot tilit isännöitsijöiden kustannuksella, kun se kännykkään puhuminen ei ollut ihan halpaa. Kännykkä siis mullisti omalta osaltaa isännöitsijän saavutettavuuden ja uskon vakaasti, että tänä päivänä ainoa isännöitsijä jolla ei ole kännykkää on entinen isännöitsijä. Eli tuokin laite jäi, eikä ollut pelkkä ohimenevä villitys.
Toiminnanohjausjärjestelmät ovat aika tuore juttu isännöinnissä. Kirjoittaja itse on ollut keihäänkärkenä vaihtamassa niitä vuonna 1984 Cobolilla kovakoodattuja kirjanpitojärjestelmiä nykyisin käytössä oleviin täysiverisiin toiminnanohjausjärjestelmiin isännöintialalle. Hyödyt ovat ilmeiset. Tieto, jota tarvitaan on samassa paikassa, sitä voidaan jakaa, jalostaa ja tuottaa aitoa lisäarvoa asiakkaille. Tiedottaminen on napin takana osakkaiden sähköpostiin tai tulostuspalveluun ja asiakasulokkeet järjestelmistä luovat taloyhtiöiden omat nettisivut internetin ihmeelliseen maailmaan, josta voidaan sähköisesti asioida taloyhtiön asioissa. Kiinteistöjen ohjaaminen on automatisoitunut näiden ohjelmien kautta, esim. huoltotehtävät kiinteistöhuololle voidaan automatisoida huoltotehtävän luomisesta sen kuittaamiseen.
Järjestelmien käyttöönoton vallankumouksen esteenä monessa isännöintitoimistossa istuu ihan siellä toimiston jakkaroilla. ”Eikai me nyt tämmöstä tarvita” tai ”näin meillä on tehty aina” ja kipataan kottikärryllinen paperia lajiteltavaksi, kun olisit ne pankista tulleet viitesuorituslistat voinut pitää siellä järjestelmässä sähköisenä, säästää luontoa ja vaivaa, kun se ohjelma olisi automaattisesti kohdistanut ne maksut saataviin.
Onneksi kuitenkin osa isännöintitoimistoista on tarttunut digitalisaatioon, someen ja kaikkiin nykyajan ilmiöihin ja luo niistä uudenlaista liiketoimintamallia. Onneksi nämä isännöintitoimistot ovat vielä vähemmistö, ainakin yrittäjän näkökulmasta, koska tekemisen tehokkuus on toista luokkaa ja aikaa jää siihen tärkeään, eli asiakaspalvelu- ja isännöintityön osiin, joita ei voida automatisoida -vielä.
Onneksi nämä kaikki vallankumoukset on jo käyty ja toivottavasti tulevaisuus tuo niitä vielä monta lisää.
